Das Order Master System
Auftragsverwaltung von Anfang bis Ende

Unabhängig davon, ob Ihre Aufträge über die eigene Website, über Vermittlungsplattformen oder über externe Lead-Anbieter eingehen – das System ermöglicht eine strukturierte und effiziente Bearbeitung jedes einzelnen Auftrags.
Von der Terminvereinbarung für die Besichtigung über die Erfassung aller relevanten Daten bis hin zur automatischen Erstellung und Versendung des Angebots unterstützt Sie das System bei jedem Schritt.

Alle Anfragen werden zentral erfasst und übersichtlich verwaltet. Dadurch behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Status jedes Auftrags und vermeiden Informationsverluste oder Doppelbearbeitungen. Sämtliche Kundendaten, Termine, Notizen und Dokumente sind an einem Ort verfügbar und können bei Bedarf sofort abgerufen werden.

Durch automatisierte Prozesse werden administrative Aufgaben erheblich reduziert. Dies spart wertvolle Zeit, minimiert Fehlerquellen und ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, sich auf die Betreuung der Kunden und die Ausführung der Aufträge zu konzentrieren. Gleichzeitig sorgt die systematische Nachverfolgung aller Vorgänge dafür, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt und keine Verkaufschance verloren geht.

Das integrierte Auftragsmanagement ermöglicht eine lückenlose Überwachung aller laufenden Projekte – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Abschluss. Offene Angebote, vereinbarte Besichtigungstermine, ausstehende Rückmeldungen und bestätigte Aufträge können jederzeit in Echtzeit eingesehen werden.

Darüber hinaus unterstützt das System eine professionelle und kontinuierliche Kommunikation mit Ihren Kunden. Automatische Erinnerungen, Statusmeldungen und Terminbestätigungen sorgen dafür, dass Kunden stets informiert bleiben und sich gut betreut fühlen. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit, stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen und verbessert nachhaltig die Abschlussquote.

Mit einer zentralen, digitalen Steuerung aller Prozesse schaffen Sie die Grundlage für mehr Effizienz, schnellere Reaktionszeiten und ein nachhaltiges Wachstum Ihres Unternehmens – unabhängig davon, wie viele Anfragen täglich eingehen.

Schnelle Offertenerstellung direkt beim Kunden

Während der Besichtigung stehen Ihnen umfangreiche Preislisten für Umzüge und Reinigungen zur Verfügung. Das System unterstützt Sie bei der Inventarerfassung und berechnet automatisch das gesamte Umzugsvolumen in Kubikmetern. Dadurch können Sie innerhalb weniger Minuten eine professionelle Offerte erstellen und diese direkt vor Ort per E-Mail an den Kunden senden. So erhalten Sie häufig bereits während des Termins eine verbindliche Zusage und sparen wertvolle Zeit für Nachbearbeitungen und Rückfragen.

Mitarbeiterverwaltung und Lohnabrechnung

Das System bietet eine vollständige Verwaltung aller Mitarbeitenden und ihrer Einsätze.
Zu jedem Auftrag können die eingesetzten Mitarbeiter erfasst sowie die geleisteten Arbeitsstunden dokumentiert werden. Tagesrapporte lassen sich jederzeit ausdrucken und archivieren.

Mit nur einem Klick erstellt das System:
• Lohnabrechnungen (Lohnabrechnung)
• Jahreslohnausweise (Lohnausweis)
• Mitarbeiterstammdatenblätter
• Arbeitsverträge gemäss den individuellen Vereinbarungen
Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und sorgt für eine saubere Personalverwaltung.

Zentrales Kunden- und Adressmanagement

Alle Geschäftspartner werden zentral in einer gemeinsamen Datenbank verwaltet:
• Kunden
• Lieferanten
• Behörden
• Geschäftspartner
• Subunternehmer
Dadurch stehen sämtliche Kontaktdaten jederzeit zur Verfügung und können direkt bei der Erstellung von Offerten, Rechnungen oder Buchungseinträgen verwendet werden.

Einnahmenverwaltung

Das System bietet eine vollständige Übersicht über sämtliche Einnahmen Ihres Unternehmens.
Zahlungen können nach Zahlungsmethode (Barzahlung oder Banküberweisung) erfasst und überwacht werden. Offene Forderungen sind jederzeit sichtbar.
Auch Teilzahlungen und Ratenzahlungen werden vollständig unterstützt, sodass der aktuelle Zahlungsstatus jedes Kunden jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Ausgabenverwaltung

Alle laufenden Ausgaben können direkt im System erfasst werden.
Das System zeigt jederzeit:
• fällige Rechnungen
• offene Verbindlichkeiten
• monatliche Kostenübersichten
Dadurch erhalten Sie eine solide Grundlage für Ihre Liquiditätsplanung und können Zahlungsprioritäten gezielt steuern.

Umfangreiche Berichte und Auswertungen

Das Order Master System stellt über 30 verschiedene Berichte und Auswertungen zur Verfügung.
Diese Berichte unterstützen:
• die Unternehmensführung
• die Buchhaltung
• den Treuhänder
• Behörden und Kontrollstellen
Alle wichtigen Unternehmensdaten stehen jederzeit aktuell und übersichtlich zur Verfügung.

Individuelle Preislisten

Die integrierten Preislisten decken sämtliche Umzugs- und Reinigungsaufträge ab – von kleinen Wohnungen bis hin zu grossen Liegenschaften mit vielen Räumen.
Preisstrukturen können jederzeit angepasst und erweitert werden.

Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Für jeden Mitarbeiter können individuelle Benutzerkonten eingerichtet werden. Dabei können für jede Person, die das System in Ihrem Unternehmen nutzen soll, ein eigener Benutzername und ein persönliches Passwort festgelegt werden.

Darüber hinaus können Sie auch Ihrem Treuhänder oder Buchhalter einen separaten Zugang einrichten. Dadurch kann er die buchhaltungsrelevanten Daten direkt aus dem System abrufen, ohne auf einzelne Rechnungen, Zahlungsbelege oder manuelle Übermittlungen angewiesen zu sein. Das spart Zeit, reduziert den administrativen Aufwand und senkt langfristig Kosten.

Optimale Vorbereitung für die Buchhaltung

In Zusammenarbeit mit Ihrem Treuhänder kann ein individueller Kontoplan eingerichtet werden.
Dadurch werden Einnahmen und Ausgaben automatisch den richtigen Kategorien zugeordnet und die Erstellung des Jahresabschlusses erheblich vereinfacht.

QR-Rechnungen und Firmenverwaltung

Firmeninformationen sowie Bankverbindungen werden zentral gespeichert.
Das System erstellt professionelle Rechnungen mit QR-Code direkt aus der Anwendung heraus – ohne zusätzliche Programme oder externe Tools.

Mehrsprachige Kommunikation mit Kunden

Standardtexte für Offerten, Bestätigungen und allgemeine Korrespondenz können in mehreren Sprachen hinterlegt werden.
Mit wenigen Klicks wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und versenden die Nachricht direkt per E-Mail an den Kunden.

Mehr Effizienz. Weniger Aufwand. Mehr Kontrolle.

Das Order Master System vereint Auftragsverwaltung, Personalwesen, Kundenmanagement, Buchhaltungsvorbereitung und Unternehmenssteuerung in einer einzigen Lösung.

Eine Software, die speziell für die tägliche Praxis von Umzugs- und Reinigungsunternehmen entwickelt wurde – damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können, während das System die Administration übernimmt.